Rechnungsstellung an die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

1.     E-Rechnung


Bereich 1: Die E-Rechnung in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Die E-Rechnung in der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (im Folgenden genannt „Bundesanstalt“) ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort auch mit den notwendigen Informationen versehen.

Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.

Weitere Ausnahmen betreffen Beauftragungen, die durch Landesbauverwaltungen und den BBR „im Namen und für Rechnung der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben“ erteilt werden. In diesem Fall stimmen Sie die Art der Rechnungsstellung bitte mit der beauftragenden Stelle ab.

Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Als Rechnungssteller profitieren Sie auch bereits vor der anstehenden Verpflichtung von den Vorteilen:

  • Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
  • Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
  • Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
  • Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit der Bundesanstalt wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Fachabteilung / die auftraggebende Stelle.

Übermittlung von E-Rechnungen
Die BImA empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) unter der Leitweg-ID 991-80032-33.
Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de. Weitere Informationen zur ZRE finden Sie weiter unten in „Bereich 2“.

In Ausnahmefällen übermittelt die Bundesanstalt in der Leistungsanforderung eine abweichende Leitweg-ID.  

Inhalte einer E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  • Leitweg-Identifikationsnummer - Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
  • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • Bestellnummer oder Geschäftszeichen oder Marktlokations-ID

Angaben zu Rechnungsinhalten
Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit der Bundesanstalt die folgenden Hinweise:

Rechnungsbestandteil Datenfeld Standard XRechnung Angaben der Bundesanstalt für Lieferanten
Leitweg Identifikationsnummer (991-80032-33) „Käuferreferenz“
(BT-10)


Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Bitte geben Sie diese Leitweg-ID 991-80032-33 auf allen elektronischen Rechnungen an.

In Ausnahmefällen übermittelt die Bundesanstalt in der Leistungsanforderung eine abweichende Leitweg-ID.

Bestellnummer

„Bestellreferenz“
(BT-13)


Die Aufträge der Bundesanstalt enthalten zumeist eine Bestellnummer. Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellreferenz stets dem Auftragsdokument. Ohne Angabe dieser Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch die BImA abgelehnt werden.

Geschäftszeichen Marktlokations-ID

„Objektkennung“
(BT-18)


Bei Aufträgen ohne Bestellnummer verwenden Sie unser Geschäftszeichen im Feld „Objektkennung“ der XRechnung.
Bei Energierechnungen tragen Sie als „Objektkennung“ die Marktlokations-ID ein.

Lieferantennummer „Lieferantennummer“
(BT-29)

Liegt Ihnen Ihre Lieferantennummer bei der Bundesanstalt vor, vermerken Sie diese bitte im hier angegebenen Feld.

Bereich 2: Anforderung an Rechnungsformat und Übermittlung

Anforderungen an das Rechnungsformat

  • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
  • Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
  • Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): https://www.xoev.de/xrechnung-16828

Anforderungen an die Rechnungsübermittlung

  • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen, welche unter https://xrechnung.bund.de aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
  • Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der ZRE zu entnehmen.

Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:

  • Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681 - 10101
  • Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer der ZRE an sendersupport-xrechnung@bdr.de wenden

Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden.
Die Hotline ist von Montag bis Freitag, in der Zeit von 8:00 bis 16:00 Uhr, unter der Telefonnummer: +49 228 99681-10101 zu erreichen.
Weiterführende Informationen zu E-Rechnungen sowie zur ZRE finden Sie auf der Webseite des BMI (https://www.e-rechnung-bund.de/).

Bereich 3: Hintergrundinformationen zur E-Rechnung

Gesetzliche Grundlage
Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Link zur E-RechV: https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/gesetztestexte/e-rechnungsverordnung.pdf?__blob=publicationFile&v=3

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

  •  Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,--Euro gestellt werden
  • Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
  • Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind
  • Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

2.     Alternative Rechnungseinreichung


Fallen Ihre Rechnungen nicht unter die vorgenannte Verpflichtung zur Einreichung als E-Rechnungen
, bietet die Bundesanstalt folgende alternativen Einreichungsmöglichkeiten:

Pdf-Rechnungen per E-Mail


Nur wenn
Sie nicht verpflichtet sind, Ihre Rechnung als E-Rechnung einzureichen und außerdem die Leistungsanforderung der Bundesanstalt eine Bestellnummer enthält, können Sie Ihre Rechnungen der Bundesanstalt auch per E-Mail übersenden.

Rechnungs-E-Mails müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Die Rechnungs-E-Mails müssen an die Adresse FI-Rechnungseingang@bundesimmobilien.de gesendet werden.
  • Eine Rechnungs-E-Mail darf immer nur einen Dateianhang (= eine Rechnung) beinhalten.
  • Das Dateiformat des beigefügten Rechnungsdokumentes muss zwingend „PDF“ sein.
  • Sollten sich in der PDF-Datei neben der Rechnung ggf. weitere Unterlagen befinden, ist die Rechnung immer voran zu stellen.
  • Die zulässige Gesamtgröße einer E-Mail beträgt 20 MB.
  • Schriftverkehr bei ausbleibender Zahlung kann an die Adresse FI-Mahnungen@bundesimmobilien.de gerichtet werden.

Rechnungen auf Papierbasis

Nur wenn Sie nicht verpflichtet sind, Ihre Rechnung als E-Rechnung einzureichen und auch die o.g. Einreichung per E-Mail nicht in Frage kommt, können Sie Ihre Rechnung als Papierrechnung auf dem Postweg einreichen.

Wenn die Leistungsanforderung der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben unter Angabe einer Bestellnummer erfolgte, senden Sie die Rechnung unter Angabe der Bestellnummer unbedingt an:

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
- Zentraler Rechnungseingang -
Ellerstr. 56
53119 Bonn

In allen anderen Fällen verwenden Sie bitte die Anschrift der Bundesanstalt aus der Leistungsanforderung.