Ablauf der Internen Meldestelle

Eingang der Meldung

Der Hinweis wird vertraulich, schriftlich per E-Mail oder postalisch, telefonisch und ggf. anonym von der Internen Meldestelle entgegengenommen. Der hinweisgebenden Person stehen zudem der Meldekanal der Ombudsstelle oder die externe Meldestelle beim BfJ zur Verfügung.

Eingangsbestätigung

Die Interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach 7 Tagen.

Stichhaltigkeitsprüfung

Die Interne Meldestelle prüft, ob der Sachverhalt in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) fällt und ob die Meldung stichhaltig ist. 

Im Rahmen der Stichhaltigkeitsprüfung wird geprüft, ob der Sachverhalt einen compliance relevanten Verstoß enthält. Bei positiver Prüfung und dem Nichtvorliegens von objektiven Gründen, die gegen die Glaubwürdigkeit der hinweisgebenden Person sowie der Glaubhaftigkeit der vorgetragenen Fakten sprechen, wird dem Hinweis nachgegangen. 

Bei nicht eröffnetem Anwendungsbereich des HinSchG prüft die Interne Meldestelle, ob anderweitige Maßnahmen zu ergreifen sind.

Kontakt und Rückfragen

Die Interne Meldestelle hält Kontakt zur hinweisgebenden Person, um ggf. weitere Informationen einzuholen.

Folgemaßnahmen

Es werden angemessene Maßnahmen ergriffen, wie z. B. interne Untersuchungen, Befragung von Betroffenen oder die Weiterleitung an die zuständigen externen Stellen. Die Prüfungsergebnisse können auch dazu führen, dass eine Abgabe zwecks weiterer Untersuchungen oder Ermittlungen an die Innenrevision oder die zuständige Strafverfolgungsbehörde erfolgt. Das Ergebnis der Prüfung kann ebenfalls dazu führen, dass der Vorgang aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen zu schließen ist.

Rückmeldung und Abschluss

Drei Monate nach der Eingangsbestätigung erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe hierfür. Ausnahmen davon sind z. B. wegen eines laufenden Strafverfahrens möglich (§ 17 Abs. 2 HinSchG).

Dokumentation und Löschung

Alle Schritte werden DSGVO-konform dokumentiert. Nach Abschluss des Vorganges werden die Meldungen nach drei Jahren gelöscht.