„Welcome to Estonia“ – die BImA zu Gast in Tallinn

Bonn, 27. Oktober 2014. Im September fand in der estnischen Hauptstadt Tallinn die gemeinschaftliche Jahreskonferenz des Public Real Estate Networks (PuRE-net) und der internationalen Partnerorganisation „The Workplace Network“ (TWN) statt. Delegierte aus rund zwanzig Ländern nahmen an der Immobilienkonferenz teil und berichteten über neue Entwicklungen in ihren Organisationen. Höhepunkt der Veranstaltung war der Besuch im „Stenbock House“, dem Dienstsitz des amtierenden Premierministers in Estland.

Am ersten Konferenztag tagte man im „Mektory Innovation and Business Centre“. Das Gebäude ist dem Technologiebereich der Universität Tallinn angegliedert und verfügt neben Veranstaltungsflächen auch über Labors und Studios, in denen Erkenntnisse zu innovativen Technologien, zum Beispiel auf dem Gebiet des dreidimensionalen Drucks und der Computertechnologie, zugänglich gemacht werden.

Ergebnisse der „Working Tables“

Neben dem Vorstandssprecher der estnischen staatlichen Immobilienorganisation „Riigi Kinnisvara AS“ (RKAS) Jaak Saarniit, begrüßte der Präsident des PuRE-net Netzwerkes Carsten Jarlov von der „Danish Property and Building Agency“ die angereisten Delegationen der Länder. Es folgten Berichte zu den Ergebnissen der im Laufe des Jahres initiierten „Working Tables“ zu den Themen „Strategy and Business Models“ (vom 12. Bis 13. Juni in Kopenhagen) und „Core-Business Information Systems“ (vom 19. Bis 20. Juni in Den Haag) sowie zu dem am 4. bis 5. Juni durch die BImA in Bonn ausgerichteten Working Table „Efficient Office Space Solutions“.

Auf dem Programm stand auch der Vortrag „Management and Maintenance of Real Estate Portfolio“ mit anschließender Diskussionsrunde, moderiert von Margit Dengo, der Direktorin des Administration Departments der RKAS. Der Abend endete mit einem Empfang in dem im Jahre 2010 als Teil des Marinemuseums hergerichteten ehemaligen Flugzeughangar „Seaplane Harbour“.

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E-Cabinet: Prime Minister Office „Stenbock House“

Höhepunkt des zweiten Sitzungstages war der Besuch im Dienstgebäude des Premierministers Taavi Roivas, der die Teilnehmer im Kabinettsraum persönlich begrüßte. Vor seiner Amtsübernahme als Premier des Landes hatte Taavis Roivas als Vertreter der staatlichen Immobilienorganisation RKAS an verschiedenen Veranstaltungen der Netzwerke, zuletzt an der Annual Conference 2012 in Den Haag, teilgenommen.

Der moderne Kabinettsraum, auch „E-Cabinet“ genannt, steht als praktisches Beispiel für die effiziente (Neu-)Organisation der Verwaltung in Estland. Die Konferenzteilnehmer zeigten sich beeindruckt von der papierfreien Arbeitsweise der Minister im „E-Cabinet“, die auch außerhalb des Gebäudes nicht endet: Durch die flächendeckende Digitalisierung der Verwaltung werden zeitaufwendige Verwaltungswege überflüssig. Daten, Beschlüsse und Verträge werden per Mausklick an die zuständigen Stellen übermittelt. Verträge werden nicht mehr gezeichnet, sondern mittels elektronischer Signatur (E-Signatur) autorisiert.

BImA im Steering Committee

In Tallinn standen auch wieder Wahlen für die Präsidentschaft und das Führungsgremium von PuRE-net an. Der dänische Präsident Carsten Jarlov wurde dabei für weitere zwei Jahre in seinem Amt bestätigt. Den BImA-Abteilungsleiter Robert Erfen wählten die Delegierten ebenfalls für eine weitere Amtszeit in das fünfköpfige Steering Committee.

Ein Beispiel für „Office Space Solutions“

Ein sehr interessantes Beispiel für die Entwicklung hin zu einer modernen Bürostruktur und Verwaltung begegnete den Teilnehmern am dritten Tag der Konferenz in dem Dienstgebäude der Steuer- und Zollbehörde der Stadt. Der Leiter der Dienststelle Marek Helm stellte den Wandlungsprozess zu einer modernen und effizienten Verwaltungs- und Dienstleistungsstelle vor, deren Räume im Anschluss besichtigt werden konnten. Das dort vorhandene „Open Office-Bürokonzept“ entspricht dem vor allem dem Trend in den nordischen Ländern und Großbritannien, den Kostenfaktor Büroraum durch Nutzung offener Bürostrukturen zu reduzieren.